Das Telefon klingelt in der Behandlung, die Rezeption hat drei Leitungen und eine Person, abends liegen 20 unbeantwortete Terminwünsche im Postfach. Patienten wählen inzwischen nach Erreichbarkeit und Bewertungen, nicht nach Praxisschild. Der Gründer von Prozessmeister führt selbst mehrere Betriebe in Hamburg und hat Telefon- und Anfrageprozesse zuerst im eigenen Haus automatisiert. Jetzt übernimmt ein Agenten-Team deine Praxis-Kommunikation: Terminanfragen per Web, WhatsApp und Telefon, Recall, Bewertungsbitten, Google-Profil und Recruiting-Anzeigen. Jede Nachricht mit Freigabe, konform mit Heilmittelwerberecht, Patientendaten bleiben in deiner Praxis.
„Patienten entscheiden in 30 Sekunden: Wer antwortet, wer hat Termine, wer hat Bewertungen. Das ist kein Medizinproblem, das ist ein Prozessproblem, und Prozesse kann man bauen.“
Praxen verlieren Patienten nicht an bessere Medizin, sondern an bessere Erreichbarkeit. 86 % wählen nach Terminverfügbarkeit, 64 % buchen online, 55 % lesen vorher Bewertungen. Gleichzeitig fehlt in 73 % der Physio-Praxen Personal, und Praxismarketing-Agenturen nehmen 1.500 bis 5.000 € im Monat für Website und Ads, ohne das Telefon- und Terminproblem zu lösen. Wer Doctolib allein überlässt, wo Patienten landen, zahlt für seine eigene Sichtbarkeit.
Entlastete Rezeption, weil Terminanfragen und Routineanrufe vom Agenten vorbereitet werden
Bewertungen und Google-Profil, die Patienten direkt zu dir führen, nicht nur zur Plattform
Kein Agentur-Retainer, nur Tool-Kosten und dein Werbebudget
Ohne Agenten-Team
Das Telefon entscheidet über neue Patienten
Drei Leitungen, eine Person, Behandlung parallel. Wer nicht durchkommt, probiert die nächste Praxis auf Doctolib.
86 % wählen die Praxis nach Terminverfügbarkeit (Bitkom)
Bewertungen stehen still
28 Bewertungen aus fünf Jahren, zwei davon kritisch und unbeantwortet. Dabei liest mehr als die Hälfte der Patienten vorher, was andere schreiben.
55 % lesen Bewertungen vor der Arztwahl (Bitkom)
Marketing-Agentur ohne Terminlogik
1.500 bis 5.000 € im Monat für Website und Ads, Setup oft fünfstellig. Erreichbarkeit, Recall und No-Shows löst davon niemand.
1.500–5.000 € monatlich für Praxismarketing (typischer Marktwert)
Mit deinem Agenten-Team
Rezeption, die nie besetzt ist
Terminanfragen über Web, WhatsApp und E-Mail werden vom Agenten beantwortet, Anrufe bei besetzter Leitung vom Telefonassistenten aufgenommen. Alles landet strukturiert bei deinem Team.
< 5 Min. bis zur ersten Antwort, auch nach Sprechzeit
Bewertungen ohne Druck, konform
Nach dem Termin eine neutrale Bitte um Feedback, ohne Gegenleistung. Jede Rezension wird im Praxiston beantwortet, ohne Diagnosen zu bestätigen. Kritische gehen an dich.
wöchentlich neue Bewertungen statt Stillstand (typisch)
Recall und Recruiting im selben System
Erinnerungen an Prophylaxe und Folgetermine laufen automatisch mit Freigabe. Dieselben Agenten streuen Stellenanzeigen und sortieren Bewerbungen vor.
24 h bis Bewerber eine Antwort bekommen
Prozessmeister betreibt KI-Telefonassistenten seit Jahren in eigenen Betrieben. Die Praxis-Version kennt Sprechzeiten, Dringlichkeit und Notfallregeln.
Verbotsliste nach HWG und Berufsordnung im Workspace, Prüf-Agent vor jeder Veröffentlichung, Freigabe durch dich.
Kein Befund verlässt die Praxis. Agenten arbeiten nur mit Kontakt- und Termindaten nach Einwilligung, Verarbeitung in der EU.
Plattformen werden genutzt, aber Website, WhatsApp und Google-Profil bringen Patienten ohne Umweg.
Stellenanzeigen auf Meta, Indeed und Google, Kurzvideos aus dem Praxisalltag, Bewerber vorsortiert in deiner Inbox.
Google Ads nur für Leistungen, die du anbieten willst und kannst. Volle Bücher drosseln das Budget automatisch.
Einmalige Implementierung, danach Tool-Kosten. Kein Prozent vom Werbebudget, kein Jahresvertrag.
Bewertungsantworten, Recall-Nachrichten und Beiträge freigeben: per Tipp am Handy, in der Pause.
Kein Workshop ohne Umsetzung. Jeder Schritt hat ein Ergebnis, das du in der Hand hältst.
Wir prüfen Google-Profil, Bewertungen, Erreichbarkeit, Terminwege und bisherige Werbung. Du bekommst Quick Wins, eine Einschätzung zum Werberecht und einen Preis.
Leistungen, Sprechzeiten, Dringlichkeitsregeln, Ton, HWG-Verbotsliste und Datenschutzregeln werden hinterlegt. Was darf der Agent sagen, was nie.
Rezeptions-, Telefon-, Bewertungs-, Recall- und Recruiting-Agent werden mit Website, WhatsApp, Google, Doctolib und deinem Kalender verbunden.
Einweisung für Team und Rezeption, erste Freigaben gemeinsam. Wöchentlicher Report mit Anfragen, Bewertungen und Bewerbungen.
30 Minuten · unverbindlich · konkreter Preis
Patienten bekommen sechs Monate nach der letzten PZR eine Erinnerung mit Terminvorschlag, nach Einwilligung und mit Opt-out. Die Rezeption telefoniert nicht mehr hinterher.
Der Rezeptions-Agent fragt Verordnung, Rezeptart und Wunschzeit ab und schlägt Slots vor. Selbstzahlerleistungen werden separat beworben.
Der Telefonassistent nimmt Rückrufwünsche und Rezeptanfragen auf, erkennt Dringlichkeit nach deinen Regeln und verweist bei Notfällen auf 112 oder 116117.
Fragen zu Beratungsterminen und Ablauf werden per WhatsApp beantwortet, der Beratungstermin landet im Kalender.
Google-Profil und Website werden mit zulässigen Leistungsbeschreibungen gepflegt, ohne Heilversprechen, damit lokale Suchen und KI-Antworten dich finden.
Stellenanzeige, Kurzvideo aus dem Praxisalltag und Kampagne auf Meta und Indeed, Bewerber vorqualifiziert, Antwort innerhalb von 24 Stunden.
Illustratives Szenario mit typischen Erfahrungswerten, keine Kundenreferenz.
Das Problem
Rezeption mit einer MFA, täglich 30 bis 40 verpasste Anrufe, 28 Bewertungen aus fünf Jahren, Prophylaxe-Recall per Postkarte, eine ZFA-Stelle seit vier Monaten unbesetzt.
Die Lösung
Telefonassistent für besetzte Leitungen, Rezeptions-Agent für Web und WhatsApp, Recall-Agent für PZR, Bewertungsbitte nach jedem Termin mit HWG-Prüfung, Recruiting-Kampagne auf Meta und Indeed.
Das Ergebnis
Nach 90 Tagen typisch: Anrufe werden aufgenommen statt verpasst, Recall läuft ohne Postkarten, deutlich mehr Bewertungen, erste qualifizierte ZFA-Bewerbungen in der ersten Woche.
„Meine MFA hat früher den halben Tag telefoniert. Jetzt sieht sie morgens eine Liste mit Rückrufen und freien Terminen, der Rest ist schon erledigt.“
0
verpasste Anrufe ohne Rückruf (typisch)
+20
Bewertungen in 90 Tagen (typisch)
24 h
Antwort an Bewerber
64 %
der Patienten haben Arzttermine schon online vereinbart, 2023 waren es 36 %. Davon buchen 58 % über Plattformen und nur 25 % über die Praxis-Website.
Bitkom, Dezember 202555 %
lesen Online-Bewertungen, bevor sie eine Praxis auswählen, 57 % messen ihnen große Bedeutung bei. Unbeantwortete Kritik kostet Patienten.
Bitkom, Februar 202373 %
der Physiotherapie-Praxen haben offene Stellen, im Schnitt fehlen 1,7 Mitarbeitende. Recruiting ist Marketing, und beides fehlt, weil Personal fehlt.
2. Eckdatenstudie Physiotherapie, 2024| Kriterium | Bisher | Mit Agenten-Team |
|---|---|---|
| Praxismarketing-Agentur | 1.500–5.000 € / Monat Retainer | 0 € laufend, Agenten im Workspace |
| Website-Setup | 5.000–15.000 € (typischer Marktwert) | Smart Webdesign, Code gehört der Praxis |
| Telefon & Terminanfragen | verpasste Anrufe, überlastete Rezeption | Telefon- & Rezeptions-Agent, Minutenpreise im Cent-Bereich |
| Bewertungen | wenn jemand daran denkt | nach jedem Termin, HWG-konform, ohne Gegenleistung |
| Recruiting | Personalvermittler, mehrere tausend Euro pro Stelle | Anzeigen & Vorsortierung im Workspace, nur Anzeigenbudget |
| Tool-Kosten | im Honorar versteckt | 30–200 € / Monat |
Typisch sparen Praxen den Agentur-Retainer und gewinnen die Anrufe und Terminanfragen zurück, die bisher an die nächste Praxis gingen. Patientendaten bleiben dabei im Haus.
Schnell integriert
Agenten klicken nicht in Oberflächen herum. Sie arbeiten über offizielle Schnittstellen und legen Ergebnisse in deine Inbox.
DSGVO: Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitung, Löschfristen und Freigaben sind Teil der Agenten-Regeln.
Wo vorher ein Adjektiv stand, steht jetzt ein Verfahren.
Die beste Kampagne verbrennt, wenn niemand ans Telefon geht.
Gestern war der Engpass Qualität. Heute ist es Aufmerksamkeit.
Die Agenten arbeiten nach einer Regelliste, die wir mit dir aufsetzen: keine Heilversprechen, keine Vorher-Nachher-Bilder bei operativen Eingriffen, keine Bewertungsbitten mit Gegenleistung, keine Aussagen über Erfolgsquoten. Ein Prüf-Agent kontrolliert jeden Text, du gibst frei. Bei Zweifelsfällen empfehlen wir die Abstimmung mit deiner Kammer oder einem Fachanwalt.
30 Minuten Analysegespräch: Wir schauen auf Google-Profil, Bewertungen, Erreichbarkeit und Werberecht und nennen dir einen Preis.
Kostenlose Praxis-AnalyseWähle direkt einen Termin im Kalender oder schreib uns über das Formular. Beides landet bei Timo Brandt persönlich.
Kein Pitch, keine Folien. Wir schauen gemeinsam auf dein Marketing und sagen dir, was ein Agenten-Team für dich übernehmen kann und was es kostet. Danach entscheidest du.
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